Se plantea que cada vez se utilizan las plataforma en la nube como la de Despacho Web, donde se deposita información de los propietarios y documentación contable, administrativa, siniestros, actas, etc. De las comunidades que administra un despacho de administración de fincas; esta documentación a efectos del administrador se entiende que tiene la misma consideración que cualquier otra relativa a la comunidad custodiada en el despacho del administrador. La documentación oficial y contable en papel tiene unos protocolos establecidos en nuestro reglamento profesional con fechas y plazos de entrega, una vez finalizado el mandato del administrador de fincas,
¿Deberíamos hacer extensible los protocolos de actuación de la documentación en papel a la electrónica?
¿Deberíamos hacer mención específica a la documentación específica en modo electrónico por sus características especiales?,
¿Deberíamos considerar dicha documentación electrónica como los ficheros y datos electrónicos que tiene los programas de gestión, que deben ser eliminados al acabar el plazo del mandato y entrega al presidente o nuevo administrador, en aplicación de la LOPD?
El servicio a través de la plataforma es prestado voluntariamente por el administrador, solo estará obligado a hacerle entrega de la documentación básica y contable de la comunidad.
Por el contrario, si la comunidad decide contratar este servicio de forma que el administrador gestione tanto la documentación como la información de la comunidad a través de la plataforma, al finalizar la relación con la comunidad, deberá hacerle entrega de toda la información” subida a la nube” a la comunidad.
Se recomienda que, en cumplimiento de las normas deontológicas que regulan la profesión, se facilite la labor del administrador entrante y el saliente entregue toda la documentación de la comunidad, tanto en soporte papel como electrónico.
Asimismo, es aconsejable que con la documentación, se entregue un documento o certificación de la empresa responsable de la custodia de los documentos en la “nube” en el que se manifieste que toda la documentación depositada por el administrador saliente ha sido borrada o destruida.