Recientemente la Agencia Española de Protección de Datos, en adelante AEPD, ha publicado una Guía Sectorial referente a la protección de datos en el sector de los Administradores de Fincas.
Puedes descargarla AQUÍ
Se trata de una guía muy completa que analiza las diferentes obligaciones que tienen tanto los administradores de fincas, como las propias comunidades de propietarios, en cuanto a la normativa vigente en materia de protección de datos, especificando también cuáles serán las nuevas obligaciones que tendrán que cumplirse con la aplicación efectiva del Reglamento Europeo de Protección de Datos, el próximo 25 de mayo de 2018.
A continuación, resumimos los aspectos más destacados de la guía tanto para los administradores de fincas como para las comunidades de propietarios.
Las principales obligaciones establecidas por la normativa de protección de datos recaen sobre el Responsable del Tratamiento, es decir, la comunidad de propietarios, si bien los administradores de fincas, tanto en el ámbito de su función de asesoramiento y como Encargados del Tratamiento, deberán facilitar su cumplimiento y participar del mismo.
Inscripción de ficheros. La obligación de inscribir el fichero en el Registro General de Protección de Datos corresponderá a la comunidad, pudiendo instarla el propio presidente, en representación de la misma, o un tercero, si así se le encomienda.
Deber de información. Se debe informar a los titulares de los datos personales. Con carácter general, esta información deberá ofrecerse en el momento de la recogida de los datos.
Calidad de los datos. En la realización del tratamiento de datos, todos los sujetos implicados deben asegurarse de que los datos personales sean adecuados y veraces, obtenidos lícita y legítimamente, y tratados de modo proporcional a la finalidad para la que fueron recabados.
Conservación de datos. Como principio general, los datos personales deberán ser cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la que fueron recabados o registrados.
Deber de secreto. En el tratamiento de datos de carácter personal, se debe garantizar el cumplimiento del deber de secreto. Este deber, que incumbe a los responsables de las comunidades y a los administradores que intervengan en cualquier fase del tratamiento, comporta que no puedan revelar ni dar a conocer su contenido, teniendo el deber de guardarlos.
La obligación de secreto del administrador subsistirá aún después de finalizar sus relaciones con la comunidad de propietarios.
Cesiones de datos de carácter personal. Se entiende por cesión de datos de carácter personal toda revelación de datos realizada a favor de una persona distinta del interesado.
El administrador sólo podrá ceder y/o comunicar los datos personales de los comuneros a terceras personas si cuenta con el consentimiento de los afectados, a menos que dicha cesión o comunicación de datos encuentre amparo legal en los supuestos que, por vía de excepción, se contienen en la normativa de protección de datos.
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), prevé que los responsables aplicarán las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar y estar en condiciones de demostrar que el tratamiento de los datos personales se lleva a cabo de conformidad con el propio RGPD.
En términos prácticos, este principio requiere que las comunidades de propietarios y administradores de fincas analicen qué datos tratan, con qué finalidades lo hacen y qué tipo de operaciones de tratamiento llevan a cabo.
A partir de este conocimiento deben determinar, de forma explícita, el modo en que aplicarán las medidas que el RGPD prevé, asegurándose de que esas medidas son las adecuadas para cumplir con el mismo y de que pueden demostrarlo ante los interesados y ante las autoridades de supervisión.
La comunidad y/o el administrador deberán evaluar los tipos de riesgo inherentes a los tratamientos que realicen y determinar las medidas aplicables en cada caso.
Fuente: cafmadrid.es