¿Cuántas son las tareas que afrontamos día a día?
¿Cuántas veces nos decimos: “este no es mi trabajo”?
¿Cuántas veces nuestros clientes nos dicen: “para eso te pago”?
¿Cuántas veces actuamos como porteros?
¿Cuántas veces no hacemos bien nuestro trabajo, porque no sabemos el trabajo que debemos hacer por contrato?
Con frecuencia tampoco lo saben nuestros clientes. Nada malo hay en explicárselo:
En este estadio de la labor profesional, quizá el elemento más importante sea la labor de comunicación, dejando bien claras LAS REGLAS DEL JUEGO. Disponer de un presupuesto detallado y un contrato de servicios con cláusulas nítidas, concretas y siempre (SIEMPRE) por escrito, que ambas partes hayan negociado y aceptado, es la primera condición para que no se generen conflictos en el futuro sobre este particular.
Una de las cosas que repetimos sin desfallecer, es que lo primero para alcanzar el éxito es dejar bien claro QUÉ ES LO QUE TENEMOS QUE HACER. Si nuestros clientes lo tienen claro, y nosotros también lo tenemos bien definido, tendremos la base para eludir infinidad de discusiones inútiles y malos entendidos entre cliente y Administrador de Fincas.
Aquí os damos unos servicios mínimos, que hemos agrupado en tres áreas de trabajo. Si bien es cierto que, lo habitual, es que el cliente contrate las tres materias, puede ocurrir que sólo quiera suscribir una o dos de ellas. Esta es una de las razones por las que es importantísimo firmar por escrito qué es lo que el cliente desea de nosotros y después nos va a poder exigir:
Servicios Básicos: Área Económico-Contable y Asesoría:
1.- Facturación y puesta al cobro mediante domiciliación bancaria de los recibos que por cuotas ordinarias y extraordinarias fije la Comunidad de Propietarios.
2.- Custodia de los fondos que se encuentren en su poder, preservando que estén a disposición de la Comunidad de Propietarios, en las personas que la Junta de Gobierno autorice (aclarando QUIÉN y QUIÉN NO tiene firma bancaria).
3.- Control, reclamación y gestión amistosa de cobro de los recibos generados por cualquier concepto y pendientes de pago.
4.- Control actualizado de la contabilidad de la Comunidad de Propietarios mediante su apertura conforme a las habituales normas y reglas económicas. (Es importante dejar clara la periodicidad en que esa información deberá ser puesta a disposición del Presidente de la Comunidad de Propietarios y los comuneros).
5.- Control de gastos y elaboración del presupuesto anual.
6.- Ejecución de los acuerdos adoptados por la Junta de Propietarios.
7.- Elaboración de contratos civiles o mercantiles necesarios para el normal desarrollo de la actividad de la comunidad (contratos de obra, de suministro de servicios, alquiler etc.)
8.- Asesoramiento a la Comunidad de Propietarios en materia de propiedad horizontal cuantas veces sea requerido.
Área de Secretaría
1.- Confección y envío de convocatorias para las juntas tanto ordinarias como extraordinarias. En este punto, también resulta muy conveniente aclarar cuándo y de qué manera se enviará a los vecinos la información adjunta a las convocatorias (cuentas anuales, convocatorias, estados contables, trimestrales, lo que desee el cliente).
2.- Asistencia personal a la junta ordinaria y las extraordinarias que sean necesarias en el periodo anual que fije el contrato, levantando acta de la sesión que deberá ser firmada en ejercicio de su condición de secretario, con detallada transcripción al libro correspondiente y posterior envío, de un ejemplar, a todos y cada uno los Propietarios. (Especificar cuál es el coste adicional de la asistencia a las juntas extraordinarias, si éstas se facturan aparte).
3.- Redacción y envío de cuantas circulares, cartas, escritos, solicitudes, apercibimientos o notificaciones escritas que sean necesarias redactar y remitir, tanto a los Propietarios como a organismos oficiales, entidades privadas, proveedores, etc.
4.- Firma de los certificados que acrediten la situación de deudas, y que pudieran servir de base para la interposición del procedimiento judicial que proceda, en aras a la reclamación de deudas. (Aclarar el coste de estos servicios si se facturaran aparte).
5.- Firma de la certificación del acuerdo comunitario para el ejercicio de la acción de cesación por vecinos molestos.
6.- Tenencia, custodia y actualización de los ficheros de datos, tanto en soporte informático como en papel de los Propietarios que conforman la Comunidad, registrando los cambios tanto domiciliarios y a efectos de notificaciones, como de titularidad de los inmuebles (pisos y locales).
7.- Custodia del libro de actas, asegurando la conservación por cinco años de las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes que traigan consecuencia de las reuniones.
8.- Tratamiento y custodia de los datos de carácter personal de los que se disponga, en estricta aplicación a lo dispuesto en la Ley Orgánica de Protección de Datos (en adelante L.O.P.D). Es muy interesante aclarar si este trabajo va a ser asumido por el propio despacho profesional, o se va a contratar un servicio externo, dejando los registros de la Agencia Española de Protección de datos a una empresa especializada en estas gestiones.
Área de Gestión y Conservación
1.- Contratación de nuevos servicios y suministros, o sustitución de los antiguos, según aquellos acuerdos tomados al respecto por la Comunidad de Propietarios, y previamente autorizados por esta.
2.- Atención de llamadas o avisos de averías y siniestros, estableciendo lo necesario para solventar la situación, bien a través de los distintos servicios técnicos recomendados por el despacho, o mediante los que la Comunidad de Propietarios designe como de su confianza. Conviene tener claras las preferencias de cada comunidad.
3.- Valoración de los inmuebles, a efectos de la contratación de los seguros de riesgo correspondientes.
4.- Seguimiento de siniestros, de forma complementaria a la propia compañía de seguros de la comunidad. Incluso denuncia a la Policía de delitos de daños, robo, actos vandálicos o malintencionados, y cualesquiera otras infracciones penales que causen perjuicio patrimonial a la comunidad como ente independiente.
5.- Control administrativo de las obras y trabajos de conservación y mantenimiento ordinario, gestionando presupuestos de los servicios con los distintos proveedores o técnicos.
Por añadidura a todo lo anterior, y teniendo una importancia muy significativa para tener y mantener una relación consolidada y minimizar los potenciales conflictos con la comunidad, dejar bien claro desde el momento inicial, CUÁLES SON LAS TAREAS Y FUNCIONES DEL PRESIDENTE. A este respecto, es muy conveniente entregar una hoja a todos los presidentes cuando estas funciones sufran alguna modificación, en la que se detallara lo que se espera de cada persona o cargo. Una vez más, lo importante es informar preventivamente, adelantándonos a las posibles dudas y consecuentes conflictos por ausencia de información detallada.
Como guía podría servir la siguiente relación de las labores del Presidente de la Comunidad de Propietarios:
⇒ Convocar y presidir las Juntas Generales, ordinarias y extraordinarias, en caso de que falte, prever quién presidirá la Junta. Lo habitual es que en caso de faltar el Presidente a la Junta de Gobierno, lo haga el Vicepresidente o el propio Administrador de Fincas. Hay que dejar claro que el administrador no puede convocar (sólo lo puede hacer el Presidente o el 25% de los propietarios) pero no hay inconveniente en que presida la celebración de la Junta, en caso de que así lo acuerde la Junta en ese mismo momento.
⇒ Validar las actas correspondientes a las Juntas celebradas.
⇒ Avisar al Administrador de Fincas de los desperfectos y averías del edificio.
⇒ Comunicar al administrador las molestias y actividades prohibidas que algún comunero pueda ocasionar, según los Estatutos de la Comunidad de Propietarios y la Ley de Propiedad Horizontal.
⇒ Especificar in situ a los operarios y técnicos, las reparaciones y obras a realizar. Expresar claramente, que es lo que la comunidad quiere y necesita.
⇒ Avisar de las necesidades de suministro o mal funcionamiento de los operarios que acuden a la comunidad.
Fuente: Ángeles Martínez Fernández (Administradora de Fincas) www.prevent.es