¿El acta debe firmarla el presidente saliente o el entrante? ¿Pueden los bancos reclamar para el cambio de firmas que el acta esté firmada por ambos? ¿Cómo debe actuar el Secretario-administrador en estos casos? Son algunas de las cuestiones resueltas en el acuerdo adoptado por la comisión de unificación de criterios del pasado 5 de junio.
En virtud del art. 19 de la LPH, el acta deberá cerrarse con las firmas del presidente y del secretario.
Aunque la LPH no lo especifica, quien debe firmar el acta es el presidente saliente que es quien ha presidido la reunión y no el entrante.
No obstante lo anterior, para resolver este tipo de situaciones, es aconsejable seguir las siguientes pautas:
- En el punto del orden de día relativo a la renovación de cargos, incluir los nombres tanto del presidente saliente como del entrante.
- Es aconsejable que se especifique si la firma es solidaria o mancomunada y, en este último caso, quienes son las personas autorizadas para la firma, que firmas causan baja y cuales alta.
- En cumplimiento de la LOPD, para comunicar el cambio de firmas al banco, no es necesario ni obligatorio presentar el libro de actas sino que tales datos le pueden ser comunicados mediante la correspondiente certificación expedida por el secretario administrador de dicha Comunidad u otro documento de apoderamiento legal. Además, es aconsejable que junto con el certificado se adjunte la parte del acta correspondiente al punto del orden del día de renovación de cargos.
A este respecto, la Agencia de Protección de Datos, a consulta sobre si la solicitud del libro de actas de la comunidad de propietarios que efectúan diversas entidades financieras a los administradores de las mismas, con la finalidad de formalizar la apertura de una cuenta corriente o para el cambio anual de firmas de los nuevos cargos de la comunidad, se ajusta a lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal y su Reglamento de Desarrollo aprobado por Real Decreto 1720/2007 de 21 de diciembre se ha pronunciado a título informativo en el sentido siguiente:
“…Ahora bien, tales datos le pueden ser comunicados mediante la correspondiente certificación expedida por el secretario-administrador de dicha Comunidad u otro documento de apoderamiento legal, de cuya exactitud y veracidad responderán dichos órganos de gobierno de la Comunidad ante la entidad financiera, sin que corresponda a la entidad financiera fiscalizar la legalidad del funcionamiento de la Comunidad de propietarios, sin perjuicio de que pueda exigir a esta la responsabilidad en los supuestos que procediere.
Como conclusión, cabe entender que la solicitud del libro de actas, que contiene datos de carácter personal de los demás propietarios de la finca, incluso de terceras personas, para la finalidad concreta perseguida, es innecesaria ya que la certificación aludida puede cumplir con similar eficacia dicha finalidad y ser idónea, y no supera el juicio de proporcionalidad en sentido estricto, en el sentido de que resulta desequilibrada, por derivarse de ella mas desventajas para el interés general o respecto de otros derechos en conflicto, como sería el derecho de fundamental a la protección de datos de las personas que se citen en las actas de la junta, que beneficios. Proporcionalidad, que, pese a ser un concepto jurídico indeterminado, la Sentencia del Tribunal Constitucional 207/1996 determina que se trata de [una exigencia común y constante para la constitucionalidad de cualquier medida restrictiva de derechos fundamentales].
Todo ello en aplicación de la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal.”
Podéis acceder a la respuesta completa de la Agencia de Protección de Datos haciendo click aquí por cortesía de CAFM.
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