Uno de los requisitos esenciales para la gestión económica y fiscal de una comunidad de propietarios es disponer de un certificado digital, necesario para interactuar con las administraciones públicas, incluyendo Hacienda.
A continuación, te explicamos cómo obtenerlo, en qué casos es obligatorio y cuál es su utilidad.
Certificado digital para comunidades de propietarios: qué es y por qué es necesario
El certificado digital de una comunidad de propietarios es un medio de identificación electrónica que permite al representante de la comunidad realizar gestiones de forma segura en Internet. Este documento digital contiene los datos necesarios para autenticar su identidad y facilita la comunicación con organismos oficiales y entidades.
Este certificado es emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre – Real Casa de la Moneda (FNMT-RCM) y su principal función en el ámbito de las comunidades de propietarios es permitir que su representante pueda llevar a cabo trámites administrativos de manera telemática con la Administración pública.
¿Es obligatorio para las comunidades de propietarios?
Sí, disponer de un certificado digital es fundamental para que una comunidad de propietarios pueda gestionar sus obligaciones ante las administraciones públicas. Entre ellas, destaca la Agencia Tributaria, con la que estas entidades deben cumplir ciertos compromisos fiscales derivados de la propiedad horizontal.
Duración, solicitud y tipo de certificado digital para comunidades de propietarios.
El certificado digital de una comunidad de propietarios tiene una validez de dos años desde su emisión. Una vez finalizado este periodo, será necesario renovarlo para continuar utilizando sus funciones sin interrupciones.
¿Quién puede gestionar la solicitud del certificado digital?
El certificado debe ser tramitado por la persona que represente legalmente a la comunidad. Generalmente, esta función recae en el presidente de la comunidad, aunque en muchos casos el administrador de fincas también puede encargarse de la gestión. En el caso de comunidades administradas por una sociedad, esta deberá demostrar su capacidad de representación mediante la documentación correspondiente.
¿Qué tipo de certificado necesita una comunidad de propietarios?
Dado que las comunidades de propietarios no poseen personalidad jurídica propia, deben solicitar el certificado digital de representación de entidad sin personalidad jurídica, que es el adecuado para este tipo de entidades y permite realizar gestiones ante organismos oficiales.
Requisitos para obtener el certificado digital de una comunidad de propietarios
Para solicitar el certificado digital que permite gestionar trámites en nombre de una comunidad de propietarios, es necesario presentar documentación que acredite tanto la identidad del representante como la existencia de la comunidad.
Si el representante es el presidente de la comunidad, deberá presentar el Libro de Actas original o una copia donde se registre su nombramiento, o bien una certificación de la Junta de Propietarios con firmas validadas ante notario.
En el caso de un administrador de fincas colegiado, será necesario un poder notarial otorgado por la junta o el presidente que autorice específicamente la solicitud del certificado, o bien el acta con la aprobación de su nombramiento.
Si la representación recae en una sociedad administradora, deberá acreditarse mediante una certificación del Registro Mercantil o una nota simple con las hojas selladas, junto con la escritura de nombramiento o un poder notarial que justifique la capacidad de su representante legal.
Documentación de la comunidad y proceso de solicitud del certificado digital
Para acreditar la existencia y estructura de la comunidad de propietarios, se deben presentar documentos que justifiquen su constitución y vigencia, como escrituras públicas, estatutos, contratos o cualquier otro documento oficial que identifique a sus miembros.
El proceso para obtener el certificado digital de entidad sin personalidad jurídica sigue los mismos pasos establecidos por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT-RCM) para otros casos, variando únicamente en la documentación requerida.
Para solicitarlo, primero es necesario instalar el software correspondiente en el ordenador. Luego, se completa la solicitud en la web de la FNMT, tras lo cual se recibe un Código de Solicitud por correo electrónico. Con este código y la documentación necesaria, el representante debe acudir a una Oficina de Acreditación de Identidad, como la Agencia Tributaria o la Comisión Nacional del Mercado de Valores, para validar su identidad. Una vez completada esta verificación, se podrá descargar e instalar el certificado, siendo recomendable realizar una copia de seguridad para evitar su pérdida.
Fuente «Idealista»